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Comment louer une voiture pour un déplacement professionnel ?

La location de voiture est une solution pratique et économique pour vos déplacements professionnels. Elle permet d’avoir un véhicule à disposition quand vous en avez besoin, sans avoir à investir dans un véhicule.

Les loueurs proposent des offres adaptées à tous les budgets et à toutes les situations.

Quelles sont les choses à prendre en compte avant de louer une voiture pour un déplacement professionnel ?

Pour vous éviter des mauvaises surprises, il est important de prendre en compte certains facteurs. Tout d’abord, assurez-vous d’avoir bien préparé votre voyage.

Il est recommandé de planifier votre itinéraire à l’avance.

Vous pouvez notamment consulter les sites internet des compagnies aériennes et des agences de location de voitures pour vérifier les disponibilités des sièges ou la quantité d’espace autorisée pour le bagage de cabine. En plus du prix, il faut également tenir compte du type de voiture que vous allez récupérer à l’aéroport : une berline ou un monospace ? Dans ce cas, le choix dépendra surtout du nombre de passagers que vous transporterez. Si vous êtes sûr qu’il n’y aura pas beaucoup d’enfants sur votre trajet, optez alors pour une berline ; si au contraire vous partirez avec toute la famille, misez alors sur un monospace ou un minibus afin d’assurer plus facilement le transport des bagages et autres effets personnels.

Lorsque vous louez une voiture chez un professionnel, sachez que cette société propose différents types de services qui peuvent être utiles au cours du voyage tel que le service gratuit « Réservation anticipée » : il permet aux clients qui ont effectué la réservation en ligne avant 15 heures le jour même du retrait effectif du véhicule (à partir de 2 jours avant l’heure limite) d’obtenir gratuitement les frais supplémentaires liés aux heures non utilisables.

Les différentes étapes de la location d’une voiture pour un déplacement professionnel

Pour louer une voiture pour un déplacement professionnel, il est important de connaître les différentes étapes de la procédure.

Lors du choix de votre véhicule, privilégiez l’option d’un véhicule confortable et sous assurance.

Vous serez ainsi assuré contre tout sinistre survenu pendant la durée de la location.

Si cela n’est pas le cas, demandez à votre loueur si une extension de garantie peut être envisagée afin d’être couvert au-delà des trois mois habituels. Ensuite, renseignez-vous sur les conditions d’assurance proposées par votre loueur : assurance vol, incendie ou tout risque… Si vous optez pour l’assurance tout risque, sachez que cette option peut être plus coûteuse qu’une assurance vol simple (le montant variera en fonction du prix de la voiture).

Le contrat doit indiquer clairement les risques exclus comme le bris de glace ou encore l’incendie. Enfin, avant d’effectuer la réservation (et même après), demandez toujours au loueur s’il accepte les cartes bancaires internationales et quelles options supplémentaires il propose (siège auto pour les enfants…).

Les avantages de la location d’une voiture pour un déplacement professionnel

La location de voiture ou le leasing est un moyen qui permet à l’entreprise d’être plus flexible. Cela évite souvent la prise en charge des frais liés au véhicule.

Lorsque la location de voiture est payée par la société, cela représente une économie non négligeable pour la société.

Le coût du loyer peut être inférieur aux dépenses liées à l’achat et à l’entretien du véhicule. Cela permet aussi de réduire les coûts liés à la gestion administrative, car il n’est pas nécessaire d’avoir une personne dédiée à ce type de tâche. Enfin, cette solution permet aussi de ne pas avoir une flotte importante de véhicules qui pourraient facilement prendre la poussière si elles ne sont pas utilisés régulièrement.

Il faut savoir qu’il existe différents types de contrats :

  • Le contrat « Full Service » où le prestataire propose toutes les prestations nécessaires au bon fonctionnement du véhicule.
  • Le contrat « partagée » où le prestataire loue le véhicule au client pendant une durée donnée.

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Les inconvénients de la location d’une voiture pour un déplacement professionnel

La location d’une voiture pour un déplacement professionnel est une solution alternative à l’achat d’un véhicule. Cependant, il faut savoir que cette pratique peut être source de nombreux inconvénients.

Lorsque vous louez une voiture pour un déplacement professionnel, vous devez prendre en compte les coûts liés à la location de votre véhicule.

Vous devrez notamment payer le prix du carburant et les frais inhérents au paiement par carte bancaire. Toutefois, si la durée de votre séjour est courte, ces frais peuvent être amortis sur quelques jours ou quelques semaines. Par ailleurs, il faut noter que le prix des locations de voitures est souvent plus élevé que celui des transports en commun ou du taxi.

Les tarifs varient en fonction des agences et des marques des véhicules proposés par ces dernières.

La plupart du temps, le locataire doit payer une caution pour couvrir les éventuelles dégradations causées au véhicule pendant son utilisation. Si le locataire ne rend pas la voiture dans l’état convenu au moment du retour du contrat de location, il risque donc de devoir payer des frais supplémentaires ou même perdre son droit à utiliser ce bien durant toute la durée convenue du contrat (24 mois). Par ailleurs, il est important de noter que l’assurance automobile qui couvre votre voiture n’est pas valable lorsque celle-ci se trouve sur un parking public (stationnement gênant).

Comment éviter les mauvaises surprises lors de la location d’une voiture pour un déplacement professionnel ?

Pour tout déplacement professionnel, lors de la location d’une voiture, il est nécessaire de s’assurer que le véhicule répond à toutes les exigences des compagnies d’assurance. Pour éviter les mauvaises surprises lors de la location d’un véhicule pour un déplacement professionnel, il faut faire attention aux points suivants :

  • Vérifier que le contrat de location intègre une assurance complète et qui couvre tous les risques
  • Vérifier que le contrat prévoit une franchise kilométrique suffisamment large
  • Informer la compagnie avec qui vous allez louer votre véhicule sur la durée du contrat.

Les astuces pour bien gérer sa location de voiture pour un déplacement professionnel

Ce moyen de transport est très apprécié par les professionnels, notamment pour les déplacements professionnels. Pourtant, il n’est pas toujours facile de trouver une agence qui propose des services adaptés à vos besoins et à votre budget. De plus, c’est un moyen de transport qui coûte très cher. Pour que le déplacement soit réussi, il faut privilégier l’utilisation d’un véhicule équipé d’une bonne climatisation.

Il faut aussi se renseigner sur la disponibilité du parking si vous comptez utiliser la voiture pour un long trajet. Si vous disposez d’un budget limité, autant dire que ce sera difficile de trouver une location qui réponde à toutes vos exigences.

Il est souvent impossible de louer la voiture quand on n’a pas assez d’argent pour payer le prix demandé par l’agence ou encore quand on n’a pas assez de temps pour faire les recherches nécessaires afin de pouvoir choisir le modèle qui corresponde à ses besoins et à son budget. Cependant, il existe des astuces simples permettant aux personnes intéressés par le service location voiture particulier Paris pour un déplacement professionnel ou personnel de bénéficier d’un service appropriés et moins cher.

  • Faire jouer sa carte client
  • Opter pour un site comparateur
  • Solliciter les agences en direct

Les pièges à éviter lors de la location d’une voiture pour un déplacement professionnel

Lorsque vous êtes amené à louer une voiture pour un déplacement professionnel, il est important de connaître quelques règles afin de ne pas avoir de mauvaises surprises. Tout d’abord, sachez que la plupart des loueurs excluent les conducteurs jeunes ou inexpérimentés. En effet, une fois le permis en poche, on a tendance à prendre plus de risques sur la route et cela peut coûter très cher.

Il est donc préférable de faire appel à un loueur qui accepte toutes les personnes ayant le permis depuis au moins 1 an. De plus, si vous êtes amené à conduire lors d’une location de voiture pour des raisons professionnelles, privilégiez les agences proches du lieu où vous vous rendez car il sera difficile d’avoir accès aux services d’un autre loueur en cas de problème. Pour finir, assurez-vous bien que votre contrat stipule l’option « assurance conducteur supplémentaire ». Cette option permet d’ajouter jusqu’à trois conducteurs supplémentaires sans frais supplémentaires sur votre contrat (à condition qu’ils soient assurés parmi les conducteurs initialement mentionnés). Elle est particulièrement intéressante si vos collaborateurs se succèdent sur la route et ont besoin de changer régulièrement de voiture pour couvrir différents trajets.

Chaque année, les entreprises dépensent des sommes considérables en matière de déplacement professionnel. Si la plupart d’entre elles optent pour l’usage de la voiture personnelle, il existe un autre moyen tout aussi économique et pratique : la location de véhicule.

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